Google Drive: ¿Para que sirve y cómo funciona?
En esta guía te explicaremos que es Google Drive, características, usos, ventajas, desventajas, usos y si vale la pena pagar la versión pro para empresas.
¡Vamos a darle!
¿Qué es Google Drive? ¿para qué sirve?
Google Drive es un servicio de almacenamiento en línea desarrollado y gestionado por Google. Permite a los usuarios almacenar archivos en la nube, compartirlos con otros usuarios y sincronizarlos en varios dispositivos.
Google Drive: 10 principalers características y usos
- Almacenamiento en la nube - Google Drive te permite almacenar hasta 15 GB de datos de forma gratuita y se puede comprar más espacio si es necesario. Los archivos almacenados en la unidad son accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, por lo que es una gran manera de copia de seguridad de archivos importantes sin tener que preocuparse de llevar un disco duro externo o una memoria USB.
- Uso compartido de archivos: Google Drive facilita el uso compartido de archivos con otros usuarios, tanto dentro como fuera de tu organización. Puedes dar acceso creando un enlace para compartir o añadiendo directamente usuarios al archivo.
- Edición de documentos: Google Drive incluye un conjunto de útiles herramientas de edición de documentos que facilitan la colaboración en documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo, lo que resulta perfecto para cualquier persona que trabaje a distancia o desde casa.
- Impresión en la nube: Google Drive también permite imprimir documentos directamente desde la nube sin tener que descargarlos primero, lo que facilita aún más el trabajo con documentos sobre la marcha.
- Acceso sin conexión: se puede acceder a los archivos almacenados en Google Drive sin conexión a través de la aplicación móvil, lo que permite seguir siendo productivo incluso cuando no se dispone de conexión a Internet.
- Archivado y control de versiones: A medida que editas archivos, Google Drive realiza un seguimiento automático de los cambios y guarda las versiones antiguas durante un máximo de 30 días, lo que te da la tranquilidad de que tu trabajo estará a salvo pase lo que pase.
- Integraciones: Google Drive se integra con otros servicios populares, como Gmail y Google Calendar, lo que facilita tenerlo todo en un mismo lugar.
- Seguridad: Los archivos almacenados en Google Drive se cifran tanto en reposo como en tránsito, lo que te ofrece una capa de seguridad adicional a la hora de almacenar información confidencial.
- Colaboración en equipo: Gracias a sus funciones para compartir y editar, Google Drive es una herramienta ideal para equipos que necesitan colaborar en documentos, hojas de cálculo, presentaciones y elementos en tiempo real desde cualquier lugar.
- Ahorro de costes: Al utilizar el almacenamiento en la nube, las empresas ahorran en los costes asociados a la compra y mantenimiento de dispositivos físicos de almacenamiento, como discos duros y memorias USB.
¿Cómo funciona Google Drive?
Google Drive funciona almacenando archivos en la nube y permitiendo a los usuarios acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Cuando un usuario sube un archivo, éste se almacena en los servidores de Google y se le asigna un identificador que permite a otras personas acceder al archivo si se les ha dado permiso.
Cuando varias personas trabajan en el mismo documento todos pueden hacer cambios y ver la última versión en tiempo real. Google Drive también hace un seguimiento de los cambios realizados en el archivo y almacena las versiones durante un máximo de 30 días por si algo sale mal.
¿Qué herramientas incluye Google Drive?
Google Drive incluye una serie de herramientas de edición de documentos que facilitan la creación de documentos y la colaboración en ellos.
Entre las principales funciones se incluyen la corrección ortográfica, el recuento de palabras, sugerencias automáticas de formato y estilo, la posibilidad de añadir comentarios e imágenes, y mucho más.
También incluye una herramienta de búsqueda que facilita la búsqueda de archivos específicos, además, existe una página de "actividad" que muestra quién ha visto y editado un documento.
¿Cómo empezar a usar Google Drive?
Empezar a utilizar Google Drive es muy sencillo. Todo lo que necesitas hacer es crear una cuenta gratuita y descargar la aplicación móvil o acceder a ella online desde tu navegador web.
Una vez que hayas iniciado sesión, haz clic en el botón "Nuevo" para empezar a crear documentos o carpetas. También puedes subir archivos desde otras fuentes, como tu ordenador o otros servicios de almacenamiento en la nube.
¿Cómo comprar más espacio de almacenamiento en Google Drive?
Si necesitas más espacio de almacenamiento del que se incluye en tu cuenta gratuita de Google Drive, existen varias opciones disponibles.
- Puedes adquirir almacenamiento adicional directamente a Google seleccionando la opción "Ampliar almacenamiento" en el menú de configuración. A continuación, se te pedirá que elijas un plan en función de la cantidad de espacio que necesites y de la duración de tu suscripción.
- También hay proveedores de almacenamiento de terceros que ofrecen espacio adicional de pago, como Dropbox o OneDrive. Además, puedes utilizar la herramienta de compresión de archivos disponible en Google Drive para reducir el tamaño de tus archivos y liberar espacio extra.
Google Drive para empresas: ¿es igual al Google Drive tradicional?
Google Drive para empresas es una versión mejorada de Google Drive diseñada específicamente para empresas y organizaciones.
Incluye funciones adicionales como almacenamiento ilimitado, opciones de seguridad avanzadas, herramientas de colaboración en equipo y la posibilidad de acceder a los archivos desde cualquier dispositivo.
¿Vale la pena pagar Google Drive para mi empresa?
La decisión de pagar o no por Google Drive para empresas depende de ti. Depende de tus necesidades y de tu presupuesto.
Para algunas empresas, las funciones más avanzadas, como el almacenamiento ilimitado y las herramientas de colaboración en equipo, podrían merecer el coste adicional.
Para otras, la versión gratuita de Google Drive puede ser suficiente.
Conclusión
Google Drive es una potente aplicación basada en la nube que facilita el almacenamiento, el acceso y la colaboración de contenido desde cualquier dispositivo.
Incluye herramientas de edición de documentos (Documentos de Google, presentaciones y Hojas de cálculo), funciones de búsqueda de archivos y almacenamiento ilimitado (para usuarios de pago).
La decisión de pagar o no por la plataforma para empresas depende de tus necesidades y de tu presupuesto. Sopesa los pros y los de cada opción para tomar la mejor decisión para su empresa.
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